Словарь документов перевозки: что это и что с ними делать
Памятка, ведомость, акт общей формы, накопительная ведомость — все они приходят в кабинет с номерами форм и сроком на подпись. Разбираем по шагам перевозки, что это за документы, кто их оформляет и что с ними делать вам.
Главное
- У каждого документа РЖД есть номер формы: ГУ-12 — заявка, ГУ-27 — накладная, ГУ-45 — памятка приёмосдатчика, ГУ-46 — ведомость подачи и уборки, ГУ-23 — акт общей формы, ГУ-22 — коммерческий акт. Ниже — что это и что с ними делать.
- Документы перевозчика приходят в Личный кабинет во «Входящие». Если документ не подписать и не отклонить в срок, он считается согласованным без разногласий: памятка — через 12 часов, ведомости — через 24, акт общей формы — через 48.
- Два документа решают деньги за простой: памятка ГУ-45 с временем подачи и уборки и ваше уведомление о завершении операции. Храните их по каждому вагону.
- Не согласны с записью — подписывайте «с разногласиями» и указывайте причину сразу: потом доказать будет нечем.
Какой документ на каком шаге
| Шаг | Документ | Кто оформляет | Что делаете вы |
|---|---|---|---|
| Заявка | ГУ-12 | вы | подаёте за 10 или 15 дней |
| Учёт заявки | ГУ-1, учётная карточка | перевозчик | подписываете за каждые сутки погрузки |
| Подача вагонов | ГУ-2в, уведомление о подаче; ГУ-2г, ваш ответ | перевозчик, вы | отвечаете на уведомление в течение 2 часов |
| Приём и сдача вагонов | ГУ-45, памятка | приёмосдатчик и вы | подписываете при подаче и при уборке |
| Погрузка | ГУ-27, накладная; ГУ-38, вагонный лист | вы; перевозчик | подписываете накладную усиленной подписью |
| Готово к уборке | ГУ-2б, уведомление о завершении операции | вы | подаёте сразу после очистки и закрытия вагона |
| Расчёт | ГУ-46, ведомость; ФДУ-92, накопительная ведомость | перевозчик | проверяете и подписываете за 24 часа |
| Нештатное | ГУ-23, акт общей формы; ГУ-22, коммерческий акт | перевозчик | требуете составить, подписываете или возражаете |
Заявка и накладная
ГУ-12 — заявка на перевозку
Что это. Ваш план перевозки для РЖД. Без принятой заявки вагоны не подадут. Кто и когда. Вы, за 10 дней внутри России, за 15 — за границу и в порты. Подробно — заявка ГУ-12. ст. 11 Устава; Правила № 216
ГУ-1 — учётная карточка выполнения заявки
Что это. Запись перевозчика: сколько заявлено, подано, погружено и кто виноват в расхождении. Основание для штрафа за невыполнение заявки. Что делать. Подписывать по итогам каждых суток; не согласны — «с разногласиями» и письменно на следующие сутки. ст. 11, 94 Устава; п. 30 Правил № 216; п. 3 Правил учётной карточки (приказ МПС № 20)
ГУ-27 — транспортная железнодорожная накладная
Что это. Главный документ перевозки: подтверждает договор, содержит стороны, плательщика, груз с кодом, массу, вагон, пломбы, срок доставки и платежи. Отправителю выдаётся квитанция о приёме груза — доказательство, что груз сдан. Что делать. Заполнить свои графы в кабинете или ЭТРАН и подписать усиленной квалифицированной подписью. Подробно — накладная. ст. 25 Устава; приказ № 191 (формы); ч. 7 ст. 25 Устава — УКЭП с 1 сентября 2026 года
ГУ-38 — вагонный лист
Что это. Внутренний документ станции на каждый гружёный вагон: его составляет приёмосдатчик после приёма погрузки, вы его не подписываете. Из практики: пока вагонного листа нет, станция не завершит оформление накладной — погрузка «не принята». разд. 6.1.1 Инструкции № 333р; из практики
Подача и уборка
ГУ-2в и ГУ-2г — уведомление о подаче и ваш ответ
Что это. Перевозчик сообщает время подачи вагонов, вы отвечаете, что готовы принять их или забрать с выставочного пути своим локомотивом. Что делать. Ответить в течение 2 часов: без ответа автоматически составляется акт общей формы о неприёме вагонов. От этих документов считают время и плату. п. 10 приложения 2.1.1 Соглашения об информационных услугах
ГУ-45 — памятка приёмосдатчика на подачу и уборку вагонов
Что это. По каждому вагону: время подачи, окончания погрузки или выгрузки, уборки, чей локомотив, задержки и номера актов. Первичный документ для платы за пользование вагонами и споров о простое. Что делать. Подписывать при подаче и при уборке; электронная приходит в кабинет как ГУ-45ВЦ, на подпись — 12 часов. Пока памятка не подписана, вагон перевозчику не передан. п. 87, 89, 90 Правил № 374; п. 4.6 приложения 2.1.1 Соглашения об информационных услугах
ГУ-2б — уведомление о завершении грузовой операции
Что это. Ваше сообщение перевозчику: вагон погружен или выгружен, забирайте. При локомотиве перевозчика с момента уведомления время пользования вагоном для вас заканчивается. Что делать. Подать сразу, но только после очистки и закрытия вагона: иначе уведомление вернут актом общей формы, а часы останутся вашими. В кабинете: Документы → Создание. ст. 44, 62 Устава; п. 79, 85 Правил № 374
ГУ-46 — ведомость подачи и уборки вагонов
Что это. Сводная ведомость по памяткам за период: вагоны, время у вас, сборы за подачу и уборку и маневровую работу, плата за пользование вагонами и за нахождение на путях, штрафы. По ней начисляют платежи, она же — документ для претензии. Что делать. Сверить с памятками и подписать за 24 часа; не согласны — «с разногласиями» с причиной из справочника кабинета: неверное время, число вагонов, ставка. ст. 120 Устава; разд. 4.10 Инструкции № 333р; п. 4.6 приложения 2.1.1 Соглашения об информационных услугах
Акты
ГУ-23 — акт общей формы
Что это. Акт перевозчика о любом обстоятельстве: задержка вагонов, простой, неочищенный вагон, нет документов, повреждение вагона. На простой составляют два акта — на начало и на конец. Что делать. Требовать составления: по вашему заявлению перевозчик обязан составить акт или мотивированно отказать за 24 часа. Подписать и вернуть — за 24 часа, иначе через 48 он считается согласованным. ст. 119 Устава; п. 64–66, 78 Правил № 256
ГУ-22 — коммерческий акт
Что это. Акт о состоянии груза: недостача, порча, повреждение, груз без документов. Составляют в день выгрузки в трёх экземплярах, второй — получателю. Без него к претензии о недостаче или порче нужны накладная с отметкой или документы об обжаловании отказа. Подробно — коммерческий акт и акт общей формы. ст. 119, 120 (без акта — накладная и обжалование отказа) Устава; п. 47–50 Правил № 256
Деньги
ФДУ-92 — накопительная ведомость
Что это. Начисления перевозчика за период: сборы, платы и штрафы по накладным, ведомостям и карточкам. Сумма списывается с вашего единого лицевого счёта (ЕЛС). Что делать. Спорить при подписании, с причиной отказа; на подпись — 24 часа. п. 4.6 приложения 2.1.1 Соглашения об информационных услугах; п. 2.3.1 Положения о ЕЛС
Счета и акты оказанных услуг
Что это. Бухгалтерские документы в разделе «Бухгалтерские». Претензия о возврате платы за пользование вагонами считается от даты получения копии счёта. ст. 123 Устава
Где смотреть и сколько времени на подпись
В кабинете документы лежат в разделах «Входящие» (на подпись), «Поиск» (архив) и «Бухгалтерские». У каждого статус: заготовка, на подписи, согласован с разногласиями, подписан, закрыт. Разбирайте входящие ежедневно.
| Документ | Срок на подпись | Основание |
|---|---|---|
| Памятка ГУ-45ВЦ | 12 часов с получения | п. 4.6 приложения 2.1.1 Соглашения об информационных услугах |
| Ведомость ГУ-46ВЦ, накопительная ведомость ФДУ-92 | 24 часа без выходных (не больше 72) | там же; штрафы и пени — п. 2.1.13 Положения о ЕЛС |
| Акт общей формы ГУ-23ВЦ | 48 часов | там же; по п. 78 Правил № 256 — вернуть за 24 часа |
Что дальше
- Коды в перевозке — какие коды стоят в этих документах.
- Простой вагонов — как по памяткам и ведомостям считают плату и штрафы.
- Коммерческий акт и акт общей формы — когда и как их добиться.
- Личный кабинет — где всё это подписывать.
Источники
- Устав железнодорожного транспорта РФ, ст. 11, 25, 44, 62, 94, 119, 120, 123
- Правила перевозок грузов, порожних вагонов: заявки — приказ Минтранса от 17.07.2025 № 216, п. 30
- Правила перевозок грузов, порожних вагонов: составление накладной, переадресовка, составление актов — приказ Минтранса от 27.07.2020 № 256, п. 47–50, 64–66, 78
- Соглашение об оказании информационных услуг ОАО «РЖД», приложение 2.1.1 (электронный документооборот: п. 4.6 — сроки автосогласования, п. 10 — ГУ-2в и ГУ-2г)
- Единый договор об оказании транспортных услуг ОАО «РЖД», приложение 3 (погрузка и выгрузка на местах общего пользования силами клиента)
- Единые формы перевозочных документов на перевозку грузов — приказ Минтранса от 19.06.2019 № 191
- Бланки единых форм перевозочных документов (каталог ОАО «РЖД»)
- Правила приёма грузов, порожних грузовых вагонов к перевозке — приказ Минтранса от 07.12.2016 № 374, п. 79, 87, 89, 90
- Инструкция по ведению на станциях коммерческой отчётности при грузовых перевозках — распоряжение ОАО «РЖД» № 333р, разд. 4.10 (ведомость ГУ-46), 6.1.1 (вагонный лист)
- Правила составления учётной карточки выполнения заявки — приказ МПС от 16.06.2003 № 20, п. 3
- Положение о порядке взаимодействия ОАО «РЖД» и пользователя услуг при организации расчётов с использованием ЕЛС — распоряжение ОАО «РЖД» от 05.08.2013 № 1685р, п. 2.1.13, 2.3.1
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — ст. 3 (ч. 7 ст. 25 Устава: подпись электронной накладной), ч. 4 ст. 5 (с 1 сентября 2026 года)
Проверено по документам 2026-10-07. Справочно, не юридическая консультация: редакции меняются, перед решением сверьтесь с первоисточником. Ошибку или устаревший пункт сообщите на info@gtport.ru.