Накладная: как оформить и что в ней заполняет каждый

Накладная — это и договор перевозки, и расчётный документ, и главное доказательство в споре. Разбираем по шагам, как её оформить, какие графы ваши, какие перевозчика и что делать при ошибке.

Главное

Накладная — это договор перевозки, расчётный документ и главное доказательство в споре. Вместе с квитанцией о приёме груза она подтверждает, что груз сдан.
Отправитель заполняет свои графы: стороны, станции, плательщик, груз и его код по ЕТСНГ (справочнику кодов грузов), масса, пломбы (ЗПУ), крепление, особые отметки. Перевозчик — визу, номер отправки, срок доставки, тариф и штемпели.
Сейчас накладная почти всегда электронная. С 1 сентября 2026 года её подписывают только усиленной квалифицированной подписью (УКЭП).
Исправлять свои сведения можно только новым бланком, до приёма груза. За искажение, удешевившее перевозку или опасное для движения, — пятикратный штраф.

Что это и по каким правилам

Транспортная железнодорожная накладная формы ГУ-27у вместе с квитанцией подтверждает заключение договора перевозки. Как заполнять каждую графу, задаёт глава IV Правил № 256: у каждой графы есть номер, и пункт Правил называет, кто её заполняет. Старые правила заполнения перевозочных документов по приказу МПС № 39 не применяются с 2020 года. Если договор или чужая статья ссылается на них, ищите ту же графу в главе IV Правил № 256. ст. 25 Устава; приказ № 191 (формы); п. 112–214 Правил № 256; п. 3 приказа № 191

Бумажная накладная — четыре листа.

Оригинал едет с грузом, его выдают получателю.
Дорожная ведомость едет с грузом и остаётся у перевозчика с распиской получателя.
Корешок остаётся на станции отправления с вашей распиской.
Квитанция о приёме груза выдаётся вам. При утрате груза её с отметкой станции назначения о неприбытии прикладывают к претензии.

Основание: ст. 25, 120 Устава; п. 117 Правил № 256.

Как оформить накладную

Откройте накладную по заявке в кабинете или ЭТРАН. Сведения должны совпадать с согласованной заявкой ГУ-12: её номер и дату погрузки указывают в графах 2–3.
Заполните свои графы по таблице ниже.
Подпишите усиленной квалифицированной подписью от имени ответственного работника. Если у вас есть соглашение об электронном документообороте, груз едет без бумаги, а вы получаете электронную квитанцию.
Предъявите груз. Перевозчик ставит визу, номер отправки и расчётную дату срока доставки, рассчитывает тариф, при приёме ставит календарный штемпель и выдаёт квитанцию. С 24 часов дня штемпеля идёт срок доставки.
Храните квитанцию и копию накладной, пока не закрыты все вопросы по перевозке: даты в штемпелях — основа спора о просрочке и претензии.

Основание: ст. 33 Устава; п. 113, 117, 118, 123–127, 205 Правил № 256; УКЭП с 1 сентября 2026 года — ч. 7 ст. 25 Устава (закон № 140-ФЗ).

Графы	Что указать	Основание
7 Скорость	грузовая или большая; за большую тариф обычно выше в полтора раза	п. 128; п. 42.1 Тарифного руководства № 1
9–11 Перевозчик, станции	перевозчик с кодом ОКПО (код организации в статистическом регистре); станции отправления и назначения с кодами (справочник станций); под станцией назначения — место подачи: подъездной путь с его владельцем или площадка станции	п. 130–132
12–16 Стороны и плательщик	отправитель и получатель с четырёхзначным кодом от перевозчика и ОКПО; физическое лицо — ФИО и код «1000»; в каждой графе одно лицо; плательщик с его кодом, если на отправлении и назначении платят разные — оба	п. 133–137
17 Станции передачи	за границу и на другую инфраструктуру — станции передачи по тарифному руководству	п. 138
19 Наименование груза	название и код по ЕТСНГ с отличительными признаками, за границу — ещё по ГНГ; разные грузы одной позиции — код позиции, разных — код сборной отправки; у порожнего вагона — цель перевозки	п. 140
20–28 Упаковка, места, масса	масса брутто по каждому грузу, итоги цифрами и прописью; кем и как определена масса; чьими средствами погрузка	п. 141–149
30 Сведения о ЗПУ	тип и номер каждой пломбы, при закрутках — количество; контейнеры — графы 70–72; группа вагонов — дополнительный лист (ЗПУ)	п. 151, 192–194
31 Объявленная ценность	сумма прописью, если объявляете; сбор за неё ставит перевозчик	п. 152, 200
32 Грузоотправитель	фамилия, инициалы, должность ответственного работника, подпись	п. 153
33 Груз размещён и закреплён	пункт ТУ или утверждённых условий, аттестованный ответственный, средства крепления и их количество (крепление)	п. 154
43–73 Вагоны и контейнеры	род и номер вагона, грузоподъёмность и тара по трафарету, оси, масса нетто и брутто; у чужого вагона — владелец в примечании; у контейнера — владелец, номер, размер, тип, масса, пломбы	п. 164–181, 183–195
87 Особые заявления отправителя	приложенные документы (ветеринарные, карантинные, лицензии), договорный срок доставки, документы в вагоне; у порожних в отстой или ремонт — реквизиты договоров	п. 211
1 Особые отметки	транзит и непрямое сообщение, габарит, надписи и штемпели для грузов с особыми мерами, например опасных	п. 122

Что заполняет перевозчик

Виза, номер отправки, срок доставки (графы 4–6): дата в графе 6 — расчётная, она увеличивается на задержки по правилам сроков доставки, подробнее — просрочка доставки.
Тариф (графы 34–42, 74–80): схема, коэффициенты, расстояние, класс груза, суммы; считается на дату штемпеля приёма — о провозной плате.
Штемпели (графы 81–86): приём, передача между инфраструктурами, прибытие, уведомление получателя, выдача.
Отметки (графа 89): акты общей формы и коммерческие, переадресовка, перегрузка, отцепка в ремонт; каждую подписывает представитель перевозчика со штемпелем станции — об актах.

Основание: ст. 33 Устава; п. 125–127, 155–163, 182, 198–210, 212–214 Правил № 256; п. 3 Тарифного руководства № 1.

Одна накладная или несколько

Одной накладной нельзя оформить грузы, которые нельзя везти вместе, грузы с особыми мерами предосторожности или санитарными нормами вместе с обычными, порожние вагоны с разными условиями. Получатель всегда один. Группу вагонов оформляют одной накладной, если груз одного наименования, отправитель и станция отправления одни и получатель со станцией назначения одни; пломбы и крепление по каждому вагону — в дополнительном листе. п. 115, 134, 151, 154 (крепление — при разных нормах ТУ) Правил № 256; п. 4 Правил перевозок группами вагонов (приказ № 32)

Если что-то пошло не так

Ошиблись в своих сведениях — до приёма груза заполните новый бланк: подчистки не допускаются, подписью и штемпелем перевозчик заверяет только свои исправления.
Сведения о грузе искажены — перевозчик вправе проверить массу и данные; если из-за искажения перевозка подешевела или возникла угроза безопасности, штраф — пятикратная плата за перевозку.
Некому заполнять — бумажную накладную за вас заполнит РЖД как платную услугу по Единому договору, но данные и ответственность за них остаются вашими.
Нужна копия для претензии — при электронной накладной прикладывают её бумажную копию или заверенную копию, оригиналы не нужны: претензия к перевозчику.

Основание: ст. 27, 98 Устава; п. 117 Правил № 256; приложение 12 к Единому договору; п. 8 Правил № 84.

Получателю: после прибытия вы вносите платежи, если их не внёс отправитель, и получаете оригинал накладной — это «раскредитование», штемпель о выдаче ставят в графе 86. При соглашении с перевозчиком накладную выдают электронно; из практики: с 1 сентября 2026 года для этого нужна усиленная квалифицированная подпись. п. 117, 210 Правил № 256

Что дальше

Документы перевозки — памятки, ведомости и акты, которые появятся после накладной.
Коды в перевозке — откуда брать коды станций, грузов и плательщика.
Заявка ГУ-12 — если накладная расходится с заявкой.

Источники

Проверено по документам 2026-10-07. Справочно, не юридическая консультация: редакции меняются, перед решением сверьтесь с первоисточником. Ошибку или устаревший пункт сообщите на info@gtport.ru.